Što trebate znati o uredskim prostorima?
Prije pandemije COVID-19 koja je započela početkom 2020. godine, uvriježeno i općeprihvatljivo mišljenje o uredskim prostorima i radu od doma među mnogobrojnim kompanijama i korisnicima uredskih prostora podrazumijevalo je da uredski prostori predstavljaju mjesto rada, produktivnosti i okupljanja zaposlenika, a rad od doma uopće nije bio uveden i korišten kao uobičajeni način rada u kompanijama. Ako je, koristio ga je tek manji postotak zaposlenika kao jedan od benefita kojeg su internacionalne kompanije nudile svojim zaposlenicima.
Pojavom pandemije, dosadašnja uvjerenja o glavnoj funkciji uredskih prostora i načinima rada među vodećim globalnim brendovima, lokalnim kompanijama kao i zaposlenicima, promijenila su se u jednom danu, točnije od trenutka uvođenja lockdowna, čime smo na globalnoj razini svjedočili iznimno brzoj transformaciji na rad od doma. Pitanje koje si u ovom trenutku mnogobrojne kompanije diljem svijeta postavljaju je na koji način se najbrže prilagoditi situaciji, a pritom zadržati produktivnost i osigurati zdravlje zaposlenika, ujedno troškovno optimizirati i maksimalno prilagoditi uredski prostor novonastaloj situaciji i budućim potrebama.
Koje su se opcije primjenjivale za vrijeme pandemije?
- Rad od doma
- Reorganizacija uredskog prostora kao posljedica implementacije nužnih epidemioloških mjera
- Smanjenje ili proširenje zakupljene površine uslijed pada ili porasta poslovnih prihoda za vrijeme pandemije te kao posljedica primjene socijalne distance među radnim mjestima
Na koji način stalni rad od doma utječe na zaposlenike?
Najučestaliji način zadržavanja kontinuiteta poslovanja (eng. business continuity) za vrijeme lockdowna podrazumijevao je uvođenje rada od doma. Tom prilikom se pokazalo kako su mnogobrojne kompanije itekako spremne i sposobne brzo se prilagoditi novim okolnostima te digitalizirati svoje poslovanje u iznimno brzom roku. Za neke kompanije rad od doma se nastavio od vremena lockdowna s početka 2020. godine s obzirom na to da je takav način rada bilo jednostavnije zadržati od primjerice preuređenja poslovnih prostora, posebno ako se radi o većem broju zaposlenika. U tom pogledu su mnogobrojne kompanije tijekom 2020. godine primjenjivale takozvani „wait and see“ pristup koji podrazumijeva zadržavanje postojećeg načina rada, uvedenog za vrijeme pandemije, bez donošenja strateških odluka i dugoročnih odluka o načinu korištenja radnog okruženja.
Mnoga istraživanja pokazuju kako za vrijeme rada od doma zaposlenici imaju osjećaj izolacije, primarno zbog nedostatka socijalne interakcije s kolegama, a dodatnu prepreku im predstavlja odvajanje poslovnog i privatnog vremena tijekom dana, što dugoročno utječe na mentalno zdravlje i tzv. well-being zaposlenika.
Daljnji smjer i budućnost korištenja uredskih prostora
Očekujemo da će uredi i dalje ostati bitni faktori u organizaciji rada i održavanju identiteta i imidža tvrtke kao i poslovne strategije. Novi modeli i načini rada pojavili su se kao odgovor na pandemiju te je u segmentu uredskih prostora kao i u ostalim segmentima komercijalnih nekretnina pandemija ubrzala mnogobrojne trendove. Pretpostavka je kako rad od doma neće zamijeniti rad u uredima već će potencijalno za neke kompanije u većoj ili manjoj mjeri postati komplementaran uz rad u uredu. U budućnosti očekujemo kako će porasti svjesnost o visokoj kvaliteti radnog prostora u uredima u odnosu na rad od doma te će fizički, uredi ostati ključni faktor u stvaranju i zadržavanju korporativne kulture, misije i vizije kompanije.
Za vrijeme pandemije svjedočili smo poticajnim primjerima u pojedinim sektorima koji su pokazali otpornost na korona krizu te nastavili s ekspanzijom odnosno otvaranju novih ureda diljem Hrvatske. Jedan od takvih primjera je kompanija Telemach Hrvatska, do nedavno Tele2, koja je pokazala fleksibilnost i prilagodila svoje radno okruženje novonastaloj situaciji te je u jeku pandemije i lockdowna, sredinom 2020. godine uz pomoć Colliersa [U1]i kreativnog studija Brigada, osigurala novi regionalni ured i u samom središtu grada Rijeke. Ured je primarno namijenjen timu prodajnih stručnjaka te je ujedno i pokazatelj stalnog ulaganja i podrške Telemach Hrvatska lokalnoj zajednici, čak i u ovim neizvjesnim vremenima korona krize.
Prilikom dizajna i uređenja ureda, poseban naglasak je bio na kreiranju ugodnog i poticajnog radnog okruženja te se vodilo računa o tome da se zaposlenici smjeste u dio ureda s najviše prirodnog osvjetljenja, okruženi zelenim biljkama koje pridonose zdravoj i opuštenoj atmosferi, a u interijeru su se koristile pastelne i umirujuće boje. Dodatno se za sve zaposlenike osigurala zdravstvena sigurnost na način da je Telemach Hrvatska uveo potrebne mjere opreza u skladu s epidemiološkom situacijom u svim uredima u Hrvatskoj pa tako i u novom uredu u Rijeci.
Regionalni ured Telemach Hrvatska u Rijeci je izgrađen kao funkcionalan radni prostor utemeljen na konceptu activity based workspace, koji se prema rezultatima mnogih istraživanja pokazao kao najbolji za uređenje radnog prostora jer pruža maksimalnu učinkovitost, ali povezivost i timski rad. Dijelovi uredskih prostora koji su namijenjeni zajedničkom korištenju i timskoj interakciji, posebno su dizajnirani kako bi osigurali maksimalno kvalitetno radno okruženje za zaposlenike, a ujedno je osigurana i takozvana tiha zona koju zaposlenici mogu koristiti za zadatke koji zahtijevaju mir i koncentraciju.
Ured i dalje ključan faktor u poslovanju
Načini rada kao i način komunikacije se promijenio uslijed COVID 19 pandemije no ono što je ostalo svima zajedničko je činjenica da smo svi socijalna bića te da želimo ostati u kontaktu bilo to u uredskom prostoru ili putem digitalnih kanala. Iako ponekad razdvojeni, interakcija je veća nego ikada, uredski prostori dinamičniji te i dalje ostaju ključan faktor u poslovanju i efikasnosti lokalnih i internacionalnih kompanija.
