Gadu strādājot no mājām, esam izdzīvojuši, tomēr šāds modelis nekļūs par jauno realitāti itin visiem, agrāk vai vēlāk birojs (darbs birojā) savu lomu atgūs.

Iepriekš Latvijā salīdzinoši nelielai daļai iedzīvotāju bija attālināta darba pieredze. Dzīvojot Covid-19 realitātē, strādājot no mājām, dažiem veicies sliktāk, citiem – labāk. Pozitīvā pieredze daudziem uzņēmējiem liek domāt par to, ka varbūt arī nākotnē varētu pieturēties pie līdzīga scenārija, kad vairums darbinieku strādā attālināti, jo tad nav jāmaksā par kafiju, biroja telpām, nav jāsedz komunālie maksājumi.

Uzņēmēji vienmēr domā par nākotni un perspektīvām. Šobrīd viņi uzklausa darbinieku iebildumus par socializēšanās iespēju trūkumu. Strādājot attālināti, neesot tiešā kontaktā ar kolēģiem un darba devējiem, daļai darbinieku zūd lojalitāte un uzticamība uzņēmumam. Un vadītājiem jāreaģē uz šīm pārmaiņām, jāpiedāvā risinājumi, jāatrod veids, kā iekārtot biroju tā, lai darbinieki gribētu tur atrasties un strādāt.

Vienlaikus rodas jautājums – kādu to biroju vajag. Skaidrs, ka visiem darbiniekiem nevajag ik dienu būt uz vietas, viņi jau ir iemācījušies strādāt no mājām un gribētu saglabāt šo elastību. Tajā pašā laikā vajag telpas, kas palīdzētu ieinteresēt būt klāt, būt konkrētajā uzņēmumā. Savs birojs ir svarīgs arī tādēļ, lai varētu sekot darbinieku progresam, saprast, vai visi tiek galā, kā arī, lai jaunie darbinieki var sajust un saprast  kompānijas kultūru. Sociālā daļa, būšana kolektīvā ļauj ātrāk iejusties un saprast darba specifiku.

Lai biroja telpu meklējumi un izvēle būtu veiksmīga, jāņem vērā sekojošie faktori:

1.Darbinieku ērtības.

Nav noslēpums, ka daudzi uzņēmumi saskaras ar izaicinājumiem darbinieku piesaistē. Jā, kopējais bezdarba līmenis ir nedaudz audzis, taču to nevar attiecināt uz visām nozarēm un specialitātēm. Lai piesaistītu un noturētu speciālistus, jādomā par to, lai viņiem birojs būtu noderīgs un ērts. Piemēram, lielie uzņēmumi nereti apkopo datus par to, kur dzīvo darbinieki. Ja cilvēki mīt ļoti dažādās pilsētas vietās, visticamāk, meklējot jaunas telpas, optimāls risinājums būs pilsētas centrs. Ja vairumam ir mašīnas, var apsvērt biroja ēku kaut kur citur, bet ar lielu auto stāvvietu. Iesaistot darbiniekus tamlīdzīgās aptaujās, kompānijas vadība nepieņem lēmumu vienpersoniski, rada iekšējās atbildības sajūtu par izvēli.

2.Apkārtējā infrastruktūra, pakalpojumi, iespējas.

Emocionālā daļa darba procesā ir svarīga. Birojs ir birojs, darbs ir darbs, bet visiem patīk iziet pastaigāties, aiziet uz kafejnīcu, nomainīt vidi. Arī darba dienās cilvēki grib patīkami pavadīt laiku. Darbinieki pozitīvi novērtē dažādas iespējas, papildlabumus kā pašā ēkā, tā tās tuvumā.

3.Strādājošo labsajūta.

Tā ir saistīta ne tikai ar psiholoģisko klimatu, bet arī ar tādām lietām kā ēkas un tās inženiersistēmu kvalitāti. Piemēram, ja iekštelpu gaisa kvalitāte ir apšaubāma, krīt darba efektivitāte. Savukārt laba gaisa kvalitāte darba devējam var nozīmēt mazāku skaitu slimības lapu. Jaunās, progresīvās ēkās parasti par šādām lietām ir padomāts. Ēku kvalitāti apliecina dažādi sertifikāti (BREEAM, LEED, WELL), kas šobrīd Eiropā un pamazām arī Latvijā kļūst populāri un nomnieku pieprasīti.

4.Energoefektivitāte.

Nomas maksa vairs nav vienīgā izmaksu pozīcija, kam jāpievērš uzmanība, noteikti jāvērtē visas izmaksas kopā. Ja ēka ir energoefektīva, komunālās izmaksas var būt salīdzinoši zemākas. Piemēram, ēkā, kura uzbūvēta 2000. gadu sākumā, komunālās izmaksas var būt līdz pat diviem reizēm augstāka, nekā jaunā, pēc ilgtspējīgiem kritērijiem uzbūvētajā ēkā. Jāpiemin, ka energoefektivitātei ir saistība ar jau piesauktajiem sertifikātiem.

5. Iekārtojums jeb funkcijas, kas ir paredzētas birojā.

Šis punkts gan vairāk ir saistīts ar plānošanas procesu. Ir svarīgi nepiemirst visas fukcijas, un jādomā par to savstarpējo mijiedarbību. Piemēram, ja ikdiena lielākoties ir saistīta ar komandu darbu, ir jānodrošina šīm komandām atsevišķas telpas, kur tā varēs kvalitatīvi strādāt. Ja, pieņemsim, uzņēmuma darba telpu plānojuma pamatā ir atvērta biroja princips, nevajadzētu piemirst par tiem cilvēkiem, kuriem rakstura, īpašību dēļ šāds risinājums neder. Pat atvērta plānojuma darba telpās var paredzēt klusākas, nošķirtākas zonas. Ja birojs ir saplānots kvalitatīvi, tas sekmīgi funkcionēs ilgākā laika posmā, jo arī darbinieki strādās kvalitīvi un efektīvi. Visbiežāk plānošanas kļūdas notiek, kad uzņēmuma vadība pārņem telpu plānošanu uz sevī, bez iepriekšējas pieredzes un darbinieku vajadzības aptaujas. Rezultātā cieš visa organizācija, krīt produktivitāte un kopēja apmierinātība. Līdz ar to ir ļoti svarīgi piesaistīt un ieklausīt ekspertus, kas ikdienā strādā ar telpu plānošanu un funkcionalitāti.