S otázkou, jak má vypadat náš nový pracovní prostor, se musíme zároveň zeptat, co nám při práci z domova chybí nejvíc? Většině z nás především lidské spojení. Moderní post-covidová kancelář bude fungovat dvěma klíčovými způsoby: jako prostor, kde se lidé shromažďují za účelem osobního rozvoje a tvoření firemní kultury; a jako klubovna, kde se scházejí za účelem spolupráce. Tato transformace však není pouze filozofická. Je také fyzická.
Fyzické změny a pozitivní emoce
Týmy, které před pandemií nedokázaly fungovat bezpapírově a na dálku, např. finanční oddělení, jsou dnes často v přechodu na digitální práci tak daleko, že jejich zaměstnanci mohou chodit do kanceláře jen jeden den v týdnu. Zbývající dny pracují z domova. „Proto se vzdálená práce zásadně projeví na funkci kanceláří. Kanceláře budou důležité pro udržení pocitu propojení zaměstnance s firmou a její firemní kulturou,“říká Jana Vlková, ředitelka Workplace Advisory.
Zaměstnanec by měl do kanceláře chodit s pocitem pozitivní emoce, kterou tam zažije. Nikoli očekávat „nudné řady stolů“, které nijak nepodpoří jeho kreativitu. Jedním z velkých témat firem je zavedení sdílení pracovních míst v souvislosti s tím, že home office se stane standardní součástí pracovního prostředí.
Firmy však často zapomínají, že nelze jen zredukovat počet pracovních stolů a zavést rotaci zaměstnanců.Zrušené pracovní stoly musí být nahrazeny doplňkovými prostory jako jsou malé zasedačky pro setkávání v menších týmech, zóny pro soustředěnou práci, telefonní budky, změna vybavení a velikosti neformálních prostor jako kuchyně apod. Výsledkem je pak podobná plocha kanceláří jako před změnou, jen jinak uspořádaná. Větší optimalizace ploch vidíme především u velkých firem, kde tento proces může přinést redukci potřebné plochy kanceláří.
Change management: změnu ano, ale s citem
Je však potřeba zaměstnance na takovou změnu připravit. Často se ve firmách zapomíná, že lidé jsou v podstatě rok mimo kancelář, která pro ně znamenala určitou jistotu, kam se téměř každý den vraceli na stejné místo, mezi kolegy, které většinou důvěrně znali a do prostředí, které možná nebylo vždycky kreativní a skvěle vybavené, ale byla to jistota, na kterou se mohli spolehnout.
Po dlouhé době konstantních změn a restrikcí se budou vracet do prostředí, kde mají pracovat jiným stylem,používat jiné technologie, možná sedět každý den vedle někoho jiného. To je pro řadu zaměstnanců velký zásah do jejich pracovního nastavení. S touto změnou je nutné intenzivně pracovat ještě před návratem.
Jak řešit přebytek volných prostor?
Firmy mají několik možností, jak s volnými prostory naložit. Mohou je nabídnout ke krátkodobému podnájmu, což se nyní často děje, a tím získat čas a finance pro nové nastavení strategie. Současně se nezbaví pronajatých kanceláří pro případ, že se v budoucnosti rozhodnou jejich plochu využít v plném rozsahu. Pokud firmě končí nájemní smlouva, můžeme samozřejmě projednat vrácení části prostor a ponechání si pouze potřebné plochy.
Dalším řešením je vytvoření malého co-workingu, v němž najdou místo menší firmy, studenti, nebo také partneři firmy, kteří nemají problém se sdílením společných ploch a hledají krátkodobou flexibilitu. Ze střední Evropy známe případ, kdy banka z části svých nevyužitých prostor vytvořila co-working, kde mohou pracovat externí pracovníci, klienti banky či její zaměstnanci, kteří jsou v práci jen na několik hodin a nepotřebují sedět u svého týmu.
V konceptu návrhů kancelářských prostor se klade větší důraz na technické vybavení zasedacích místností. Firmy chtějí lepší virtuální mítinky: modernější kamery, TV, spolehlivé audio. „Také přibývají telefonní budky či soukromí pro realizaci hovorů,” říká Lukáš Litera, ředitel oddělení Building Consultancy v Colliers.
„Díky tomu, že většina zaměstnanců může pracovat na home office, využívají někteří nájemci krizi k rekonstrukci. Což nám jako stavební firmě jednoznačně ulehčilo koordinaci. Zaznamenali jsme méně stížností na hlučné práce, jelikož budovy byly často prázdné,” doplňuje Ondřej Slavík, ředitel týmu Design & Build.
One-stop-shop anebo vše pro vaši kancelář
Tým Workplace Advisory někdy zjistí, že Vaše firma potřebuje méně nebo více metrů, než si původně myslela. Například 60 % zaměstnanců nevyužívá svých prostor pět dnů v týdnu – můžou a chtějí tyto prostory sdílet? Jaké chtějí mít využití pracovního prostředí? Workplace Advisory pomocí důkladné analýzy zjistí a pochopí, jaký je záměr společnosti do budoucna.
Na základě toho během vyhodnocení těchto potřeb do procesu vstupuje Office Agency, která dokáže představu firmy, jež vznikne prostřednictvím tohoto cvičení, uvést do reality. Klient, který má například větší plochu a přeje si zůstat v menších prostorách, využije Office Agency k tomu, že mu ten prostor zmenší a pronajme si na další období jenom tolik místa, kolik skutečně potřebuje. Na základě nových parametrů, které si klient určí, však nemusí vyhovovat lokalita nebo tvar budovy. Office Agency najde budovy a prostory, které novému normálu odpovídají.
Ať už jde o stávající prostory nebo zcela nové, našim úkolem je zajistit co nejlepší nájemní podmínky a příspěvky na přestavbu či vybavení kanceláří, domluvit snížení nájemného či nájemní prázdniny. Dovedeme zajistit i flexibilitu v nájemním vztahu klienta – možnost vypovědět smlouvu, prostor zmenšit, nebo se rozrůst. Nájemce může dát prostory do podnájmu, nebo se jejich část může i vrátit pronajímateli, třeba když se blíží konec nájmu. Závisí to vždy na konkrétní situaci.
Cvičení týmu Workplace Advisory slouží někdy také jako kompas pro další fázi návrhu, kde do procesu vstupuje oddělení Design & Build,a to jak architektonickou studií, tak projektovou dokumentací, včetně zajištění povolovacích procesů.
Jakmile je vše na papíře, začínáme s realizací, kde naše stavební firma prostory zrealizuje. Vše se děje za účasti oddělení Building Consultancy, které řídí celý proces. Dohlíží na to, že jsou splněny dílčí termíny projektového harmonogramu a sjednané ceny odpovídají obvyklým cenám na trhu. Tým BC kontroluje kvalitu provedených prací a vše Vám samozřejmě reportují průběžně, takže nepřetržitě víte, jak celý proces postupuje.
Pro některé firmy je výhodnější flexibilní prostor. Vnímáme, že i na českém trhu je stále běžnější využívat servisované kanceláře a stává se to standardem. Pokoušíme se klientům vždy představit více variant – jedno řešení nesedí všem. Každá firma je jiná a po analýze svých potřeb se objeví různá specifika.
Společnost často zjistí, co zaměstnancům nejvíc vyhovuje, a poté to srovná to s možnostmi realizace. To, co firma za jeden pracovní den zaplatí svým zaměstnancům se přibližně rovná ceně takového cvičení, které může posloužit jako spolehlivý kompas na následujících pět až sedm let, dokáže ušetřit firmě náklady za nájemné, zajistit spokojenost zaměstnanců a prostory, do kterých se budou chtít s radostí vracet.
Vyzkoušejte si bezplatný online nástroj Colliers Workplace Expert Tool a zjistěte, jak je na tom dispozičně Vaše kancelář nebo kontaktujte náš tým pro konzultaci.
